سیستم توزیع صنایع مکمل های غذایی
ضرورت استقرار سیستم ERP در صنعت توزیع
مهندس امیر ابراهیمی
سرپرست و عضو هیات مدیره شرکت پخش هجرت
aebrahimi@hejratco.com
مقدمه
مطابق شکل ذیل، صنعت پخش و توزیع به عنوان یکی از صنایع واسط و حلقه ارتباطی بین عرضه و تقاضا بوده و با افزایش چشمگیر سطح ارتباطات، به هم پیوستگی اقتصاد بین‌المللی، دسترسی سریع مشتریان به اطلاعات کالا و خدمات فعلی و جدید و به طبع آن ایجاد نیازهای جدید مصرف و ...، صنعت پخش را بیش از گذشته به عنوان یک صنعت غیرقابل انکار در عرصه بین‌الملل نمایان ساخته است و با داشتن سهم 8 الی 9 درصدی از درآمد ملی کشورها، نقشی کلیدی و زیرساختی در اقتصاد کشورها دارد. در کشورمان ایران نیز، قدمت صنعت پخش به بیش از 60 سال می‌رسد و بطور میانگین 8% از درآمد ملی کشورمان مربوط به این صنعت می‌باشد. قابل توجه می‌باشد که از سالهای بعد از انقلاب، رشد صنعت توزیع بسیار شتابزده و سریع بوده است بطوری که تعداد شرکت‌های پخش از حدود 10 شرکت در اوایل انقلاب به بیش از 4000 شرکت تا سالهای جاری رسیده است. این رشد صنعت توزیع در حوزه کمی بوده و رشد کیفی صنعت توزیع تا حدودی مغفول مانده و دارای عارضه هایی است که در ذیل به بعضی از آنها پرداخته می‌شود:عارضه های صنعت توزیع
• وجود نگاه سنتی مدیران کلان کشور در حوزه صنعت پخش• تعدد بسیار بالای شرکت های پخش دارو و ایجاد رقابت ناسالم
• عدم وجود راهبردهای کلان در حوزه صنعت توزیع
• عدم دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز و طبقه‌بندی شده با توجه به پراکندگی جغرافیایی شرکت‌های پخش
• وجود فرایندهای سنتی و زمان بر در صنعت توزیع کشور
• عدم توجه به رویکرد سیستماتیک توزیع و عدم سیستمی یکپارچه و معین
• عدم توجه به الگوبرداری از شرکت های خارجی، موفق صنعت و بومی سازی آن
• عدم استفاده از نیروهای کارآمد و ارتقای دانش و تخصص آنها
• عدم توجه به بهره‌وری فرآیندهای موجود و انجام امور تکراری و یا بی‌اهمیت و بعضا موازی.
• عدم توجه به مدیریت زمان و هزینه
• عدم بهره‌برداری مناسب از منابع سخت و نرم سازمان
• عدم تحلیل بازار و شناسایی المان‌های مهم بازاریابی جهت کامیابی در این صنعت
• عدم وجود سیستمی برای تضمین کیفیت در تمامی مراحل و سطوح سازمانی
• عدم توجه به کارایی تشکیلات سازمانی و گستردگی بی‌رویه‌ی آن
بمنظور فائق آمدن به اکثریت این عارضه های فوق‌الذکر، نیاز به استقرار سیستمی جامع مانند ERP به منظور رصد کلیه فعالیت‌های محصولی و خدماتی به شدت احساس می‌شود. طبق تعریف ویکی پدیا، ERP شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی بصورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.
ERP مخفف Enterprise Resource Planning به معنای برنامه‌ریزی منابع سازمان است، هدف آن ایجاد یک سامانه‌ی یکپارچه اطلاعاتی به منظور استفاده در تمامی سطوح و بخش‌های سازمانی بطوریکه با تعریف سطح دسترسی مشخص امکان گزارش‌گیری و جمع‌آوری اطلاعات واحد و یکپارچه ای فراهم گردد. همچنین به کمک آن می‌توان با دسترسی به طیف اطلاعاتی طبقه‌بندی شده و واحد به بهترین نتایج دست یافت. صنعت پخش نیز که بعنوان یکی از صنایع مطرح در حوزه کسب و کار مطرح است با مسائل مختلفی از قبیل کنترل موجودی، تناسب میان عرضه و تقاضا و مدیریت زنجیره تامین خود مواجه می‌باشد که بیش از پیش نیاز آن را به یک سیستم یکپارچه مسجل می‌کند. در ادامه سعی می‌گردد بطور اجمالی به مزایا و معایب سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان ERP پرداخته شود:
مزایا و معایب سیستم ERP
از مزایای استقرار ERP می توان به موارد ذیل اشاره کرد:گسترش رصد: یکی از مزیت های مهم این سیستم فراهم آوری رصد وسیعی از صنعت می باشد بدین معنا که بدون مشاهده جریان کالا در درون و برون سازمان نمی توان تصمیمات صحیح اتخاذ کرد. با استفاده از سیستم یکپارچه تمامی توزیع کنندگان قادر خواهند بود وضعیت فرآیندی و جریان کالا ها را در هر زمان از شروع تا پایان زنجیره تامین رصد کنند. رصد لحظه به لحظه زنجیره تامین در نحوه سازماندهی سیستم توزیع، آگاهی از مشکلات و اجرای اقدام پیشگیرانه برای جلوگیری از بزرگ شدن آن و اتخاذ تصمیماتی با اطمینان و قاطعیت کمک شایان توجهی می‌کند.
بهبود مدیریت موجودی: یکی از اهداف اصلی صاحبان کسب و کار برای پیاده سازی سیستم ERP کنترل سیستماتیک موجودی و رهایی از روش سنتی است. این سیستم قادر است که اطلاعات مربوط به هر کالا در انبار را مشخص و وضعیت فعلی آن در زنجیره تامین را نشان دهد همچنین برای اتخاذ تصمیم‌گیری در خصوص نقطه سفارش، آگاهی از تاریخ انقضا کالاها، موجودی‌های منفی بسیار مفید می باشد. این سیستم نه تنها منجر به بهبود مدیریت موجودی می‌شود بلکه برای خدمات‌رسانی به مشتری بسیار مفید می‌باشد.
برنامه ریزی تقاضا: یکی از مزایای مهم استفاده از سیستم ERP مدیریت تقاضا می باشد بدین معنا که با توجه به داده‌های ثبت شده در این سیستم و رفتار مصرف‌کننده می توان به راحتی نقطه سفارش را بدست آورد. این مهم منجر به عدم از دست دادن مشتری در زمان تامین کالا یا خدمات مورد درخواستی می شود.
گزارش دهی صحیح: این سیستم بمنظور اخذ گزارش صحیح در زمان مناسب بخصوص زمان تصمیم‌گیری‌های مهم مدیریتی بسیار کاربرد دارد و اطلاعات ارزشمندی را در خصوص محیط درون و بیرون سازمانی ارائه می دهد.
مکانیزه کردن گردش کالا: ERP امکان برنامه‌ریزی و جریان کالا را به کاربران خود می‌دهد بدین صورت که در هر لحظه امکان برنامه‌ریزی در تمامی سطوح سازمان را با در اختیار گذاشتن اطلاعات مناسب درونی و برون سازمانی فراهم می‌آورد.
از مشکلات پیش روی سیستم ERP می توان به موارد ذیل اشاره داشت:
عدم انطباق پذیری کارکنان: کارکنان عموما با تغییر مخالفت می کنند و علاقه مند هستند که روند کار قبلی خود را پیش بگیرند. سیستم ERP نیز از این قاعده مستثنی نیست بدین معنی که برای پیاده سازی آن در سازمان تمامی ذی نفعان در تلاش برای نقض آن می باشند. فرهنگ سازی در این خصوص کاری مشکل است که بایستی با مدیریت صحیح آن را پیش برد.
طولانی مدت بودن زمان نصب: پیاده سازی اسناد و فرآیندهای سنتی یا انتقال و تطابق دادن اطلاعات نرم افزارهای جزیره ای سازمان به یک سیستم یکپارچه عمدتا بسیار زمان بر است و انتظار دستیابی بدان در زمان کوتاه میسر نیست.
هزینه های پنهان: هزینه های پنهانی در خصوص پیاده سازی نرم افزار وجود دارد؛ که عمدتا صاحبان کسب و کار پیش از اقدام به خریداری آن را نادیده و در زمان اجرا با آن روبرو می شوند. هزینه هایی از قبیل: آموزش کارکنان و ذی نفعان و اجرایی‌سازی فرآیندهای جدید و بهبود یافته، سفارشی سازی برخی از ماژول هایی که در برنامه وجود ندارد اما مورد استفاده کسب و کار می باشد، استخدام نیروی انسانی متخصص برای حفظ و نگهداری ماژول های سفارشی شده، ترکیب داده های سیستم ERP با داده های سیستم های خارجی برای کسب و کارهایی که نیازمند تحلیل بسیار می باشند مشاوره از زمان تولد سیستم تا زمان نامعلوم.
10 شرکت برتر ERP در شرکت های توزیع در جهان
شرکت های نام آشنای مختلفی از دیر باز بمنظور خدمت رسانی در این حوزه تاسیس گردیده‌اند که هر یک از آنها بستر نرم‌افزاری را با ویژگی های منحصر به فرد ارائه می دهند که در ادامه به هر یک از آن ها اشاره می‌گردد.در ادامه به معرفی ده شرکت برتر در حوزه ERP که در عرصه بین الملل خوش درخشیده اند اشاره می گردد. این شرکت ها بترتیب حجم کاری از بزرگ به کوچک عبارت اند از:
SAP: به جرات می توان اذعان کرد که در حوزه ERP این شرکت با داشتن 24 درصد سهم بازار بعنوان رهبر بازار فعالیت می‌کند. در خصوص مدیریت موجودی و گزارش‌دهی آن این سیستم بسیار قوی می‌باشد اما در حوزه مدیریت ارتباط با مشتری نسبت به اوراکل ضعیف‌تر می‌باشد.
Oracle: شرکت Oracle درست در تعقیب شرکت SAP با داشتن 12درصد سهم بازار است و رتبه دوم را به خود اختصاص داده است. موفقیت شرکت Oracle در طراحی مناسب مدیریت ارتباط با مشتری می باشد حوزه ای که در آن شرکت SAP ضعف دارد. همچنین در حوزه های مدیریت منابع انسانی، مالی، گزارش دهی و آنالیز قوی عمل می کند اما حوزه ی کنترل موجودی نسبت به SAP ضعف دارد و توانسته است شهر SAP را در این حوزه کسب کند.
Infor ERP for Distribution: یک سیستم ابر تخصصی می باشد که در ساده‌سازی فرآیندهای کسب و کار و مدیریت هزینه ها کاربرد دارد. Infor با دارا بودن 6% از سهم بازار در رتبه سوم این بازار قرار دارد.
Sage’s ERP X3: یک پکیج مناسب نرم افزاری برای بیزنس های کوچک و متوسط که در حوزه های مدیریت انبار، تخصیص و منابع موجودی، قیمت گذاری و مدیریت ترفیع و خدمات فروش مناسب می باشد اما در حوزه ی مدیریت ارتباط با مشتری ضعف دارد این شرکت 6% از سهم بازار را ازآن خود کرده است.
Microsoft Dynamics: دارای سهم قابل توجه در بازار می باشد و بیشتر در حوزه کسب و کارهای متوسط و کوچک کاربرد دارد. از قابلیت های آن می توان به قابلیت ردیابی اطلاعات، استفاده از ارزهای مختلف و سهولت استفاده اشاره کرد اما در خصوص کنترل موجودی هیچ ماژولی در نظر گرفته نشده است.
Epicor: بسته های مختلف نرم افزاری ارائه می دهد که یکی از نام آشناترین آن ها می توان به بسته های Prophet21 و Eclipse اشاره کرد. این نرم افزار قابلیت های متنوعی در حوزه های مالی، توزیع، مدیریت انبار و کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری و... ارائه می دهد.
IFS: یک محصول کامل ERP می‌باشد که بر اساس نیازهای تولیدکنندگان و توزیع کنندگان طراحی شده است. اما در حوزه مدیریت ارتباط با مشتری به خصوص ارزیابی 360 درجه مشتریان ضعف دارد. همچنین سرعت پایین پردازش آن نیز یکی دیگر از شکایت‌هایی است که در این خصوص بر این بسته نرم افزار وارد شده است.
QAD: تمرکز بیشتر آن به تولید کنندگان می باشد تا توزیع کنندگان، اما سیستم ERP جامعی را با توجه به نیاز توزیع کنندگان از قبیل مدیریت موجودی ارائه می‌دهد. از ضعف های این سیستم می‌توان به سیستم گزارش‌دهی، کاربری سنگین و رصد مشتریان اشاره کرد.
NetSuite Distribution Edition: یک مجموعه کامل مبتنی بر ابر می‌باشد که در کسب و کارهای متوسط مفید می‌باشد همچنین به منظور رشد سریع و یکپارچه توزیع کنندگان، تجارت الکترونیک، حسابداری، اجرا و مدیریت ارتباط با مشتری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این بسته نرم‌افزاری قادر به ارائه صورت های هزینه-فایده نیز می‌باشد اما غیر حسی بودن رابط کاربری، سرعت پایین پردازش بعنوان موارد اعتراض مشتریان گزارش شده است.
Syspro: یک سیستم یکپارچه مناسب با کسب و کارهای کوچک تا متوسط با تاکید بر سفارشات فروشندگان، مدیریت فرآیند تولید و کنترل موجودی اما در حوزه مدیریت ارتباط با مشتری ضعیف می‌باشد.
بر طبق آخرین گزارش‌های بین‌المللی حاصله در سال 2017 وضعیت سهم بازار صنعت ERP بصورت شکل شماره 2 می‌باشد.
مقایسه شرکت های ارائه دهنده ERP
در این قسمت ویژگی‌های هر یک از بسترهای نرم‌افزاری مورد بررسی و مقایسه قرار می‌گیرد. این ویژگی‌ها شامل توانایی مدیریت آنها در گوشی موبایل، بخش منایع انسانی، بخش مدیریت ارتباط با مشتری، مالی، فناوری اطلاعات، انبار و... می‌باشد.نتیجه گیری
در این مقاله سعی گردید میزان اهمیت سیستم های یکپارچه برنامه‌ریزی منابع سازمان در صنعت تو.زیع مورد بررسی قرار گیرد. با توجه به مسائل مذکور یکی از المان‌های مهم در پیشرفت و بهبود بهره‌وری شرکت‌های فعال در صنعت پخش وجود نرم‌افزار ERP است تا بتوان زنجیره تامین را به خوبی مدیریت کرد. به همان میزانی که استقرار ERP در این صنعت حیاتی می‌باشد انتخاب صحیح نرم‌افزار مورد نیاز با توجه به مقتضیات سازمان بایستی همواره مورد توجه قرار گیرد. بایستی بر اساس شاخص‌های محیط دور و نزدیک از قبیل اندازه کسب و کار، واحدهای سازمانی درگیر، اندازه بازار و ... تصمیم‌گیری صحیحی در خصوص انتخاب آن صورت پذیرد که در این مقاله سعی گردید بدان‌ها اشاره گردد.منابع
• http://www.loganconsulting.com/Blog/articleType/ArticleView/articleId/892/5-Benefits-of-an-ERP-System-for-Distributors#.WQg8L9J96M-• http://technologyadvice.com/erp/
• http://www.softwareadvice.com/resources/cloud-erp-vs-on-premise/
• https://www.handshake.com/blog/top-10-erp-software/
• https://www.wikipedia.org/
